Chargé de programme

Titre : Chargé de programme
Type : Contrat

Location: Quebec, Quebec (Hybrid)
Durée : 1 an

CONTEXTE DU MANDAT
Le chargé de programme relève de la direction du Bureau de Projet et est responsable de piloter l’ensemble du programme. Il appuie l’équipe de gouvernance du programme et accompagne les chargés de projets/initiatives affectés au programme.

DÉFINITION DU MANDAT

• Mettre en place et effectuer le suivi global de la feuille de route du programme, de sa réalisation et du bon déroulement
• Superviser les grands jalons et contraintes de dates du programme, avec la collaboration des chargés d’initiatives/projets
• Effectuer le suivi budgétaire global du programme en consolidant les activités de tous les projets/initiatives, et gérer également la contingence globale au programme
• Assurer la coordination de l’ensemble des projets/initiatives du programme en collaboration avec les chargés de projets/initiatives et s’assurer une homogénéité entre eux
• Avec la collaboration des chargés d’initiatives/projets, effectuer une gestion des risques et des mitigations liées aux risques et contribuer à dénouer les enjeux et bloquants freinant la progression du programme, selon le cadre méthodologique de gestion des risques de l’organisation
• Coordonner la gestion des interdépendances entre les projets/initiatives du programme, et aussi en arrimage avec les autres projets, initiatives, secteurs au besoin (programme transversal)
• Collaborer à la mise en place d’une structure de gouvernance qui permet de remonter facilement les faits saillants des projets/initiatives jusqu’au programme
• Produire une saine reddition du programme en collaboration avec les chargés de projets/ initiatives
• Animer et préparer les différents comités de gouvernance. Encadrer les rencontres de suivi / synchro / reddition, en lien avec le programme (ex.: planifier l’agenda et faciliter les rencontres). Il ne participe habituellement pas aux rencontres touchant uniquement le contenu (portée)
• Assurer un flux de communication et une organisation du travail efficace entre les parties prenantes du programme
• Collaborer étroitement avec l’équipe de gouvernance du programme et en être le facilitateur
• Collaborer à la gestion de la capacité à l’intérieur de son programme, avec l’accompagnement du chargé de portefeuille
• Maximiser la collaboration (ex: coordination, interventions) des contributeurs externes (fournisseurs) entre les projets du programme, avec la collaboration des chargés d’initiative/projet
• Soulever de façon proactive les enjeux, escaladés par les projets/initiatives et s’assurer de leur suivi en continu

TALENTS ET QUALIFICATIONS
Le candidat doit être en mesure de démontrer un niveau avancé pour chacune de ces compétences

• Autonomie dans un environnement très complexe
• Sens politique
• Persuasion
• Sens client
• Capacité de synthèse
• Profondeur d’analyse
• Collaboration
• Agilité
• Autonomie
• Planification
• Élaboration et mise en œuvre de stratégies

 

 

MANDATE CONTEXT

The Program Manager reports to the Project Management Office leadership and is responsible for leading the entire program. They support the program governance team and assist the project/initiative managers assigned to the program.

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MANDATE DEFINITION

• Establish and monitor the overall program roadmap, its execution, and smooth progress.

• Oversee major program milestones and deadline constraints in collaboration with project/initiative managers.

• Monitor the overall program budget by consolidating activities across all projects/initiatives and also manage the program’s contingency budget.

• Ensure coordination of all program projects/initiatives with project/initiative managers and maintain consistency among them.

• In collaboration with project/initiative managers, perform risk management and mitigation activities, and help resolve issues or blockers slowing program progress, following the organization’s risk management framework.

• Coordinate the management of interdependencies between program projects/initiatives, and align with other projects, initiatives, or departments as needed (cross-functional program).

• Contribute to establishing a governance structure that enables seamless escalation of project/initiative highlights to the program level.

• Produce accurate program reporting in collaboration with project/initiative managers.

• Facilitate and prepare various governance committees. Lead follow-up, synchronization, and reporting meetings related to the program (e.g., plan agendas and facilitate meetings). They typically do not participate in meetings involving only content (scope).

• Ensure effective communication flow and organized work coordination among all program stakeholders.

• Work closely with the program governance team and act as a facilitator.

• Support capacity management within the program with guidance from the portfolio manager.

• Maximize collaboration (e.g., coordination, interventions) of external contributors (suppliers) across the program’s projects, together with project/initiative managers.

• Proactively raise and track issues escalated by projects/initiatives and ensure continuous follow-up.

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TALENTS AND QUALIFICATIONS

The candidate must demonstrate an advanced level in the following competencies:

• Autonomy in a highly complex environment

• Political awareness

• Persuasion

• Client orientation

• Ability to synthesize information

• Depth of analysis

• Collaboration

• Agility

• Independence

• Planning

• Strategy development and execution