Operations Officer I – Bilingual

Titre du poste : Agent(e) des opérations I – Bilingue

Lieu : Montréal, Québec (Hybride)
Durée estimée : 12 mois

RÉSUMÉ DU POSTE :

Responsabilités quotidiennes typiques :
Gérer les demandes d’information (RFI) en recevant les demandes au moyen de formulaires papier, de courriels ou de systèmes logiciels. Les demandes sont examinées et attribuées aux agents, qui saisissent les renseignements requis dans le système. Le travail est effectué conformément aux SLA établis, les demandes étant filtrées et priorisées selon leur type. Le système est ensuite utilisé pour générer les renseignements ou documents requis, lesquels sont validés afin d’en assurer l’exactitude avant que la demande soit finalisée. Une fois toutes les exigences satisfaites, la demande est clôturée et une lettre ou une communication officielle de clôture est générée. Communication avec Revenu Québec et transmission des renseignements au gouvernement sur demande. Il s’agit de renseignements très sensibles et confidentiels, dans un environnement fortement axé sur la conformité.

Fournir un large éventail de soutien opérationnel et effectuer des transactions générales à spécialisées et/ou d’autres activités de traitement pour sa propre fonction Opérations et Services aux entreprises. Peut contribuer à l’analyse et à la production de rapports dans le cadre de projets critiques ou d’initiatives spéciales visant à renforcer le modèle opérationnel, à améliorer les processus et à rehausser la qualité du service.

CLIENT :

• Effectuer les transactions avec exactitude, dans les délais prescrits et conformément aux lignes directrices et procédures établies, tout en respectant les ententes de niveau de service (SLA), formelles ou informelles.
• Orienter ou faire remonter les problèmes liés au traitement ou aux opérations, au besoin, en s’appuyant sur une bonne compréhension de la situation et en communiquant avec la fonction ou le partenaire approprié afin de faciliter la résolution et d’assurer le maintien de la qualité du service.
• Identifier les possibilités d’amélioration de la prestation des services.
• Soutenir les partenaires dans le traitement des transactions entrantes et valider les renseignements au besoin afin d’effectuer les ajustements dans les limites des niveaux d’autorisation.
• Interagir avec les partenaires en répondant à leurs demandes de manière efficace et rapide.

ACTIONNAIRE :

• Prioriser et gérer sa propre charge de travail afin de respecter les exigences des ententes de niveau de service (SLA) en matière de service et de productivité.
• Comprendre les règlements et tendances internes et sectoriels, demeurer informé des enjeux émergents et exercer une diligence appropriée conformément aux politiques et procédures opérationnelles.
• Faire preuve de discrétion en tout temps dans la gestion de la correspondance, des renseignements et de toute question liée à la confidentialité; faire remonter les problèmes au besoin.
• Contribuer à l’exécution rapide et exacte des processus opérationnels.
• Examiner activement les processus et activités internes et proposer des idées visant à améliorer les processus.
• Enquêter sur les activités non standards ou à risque élevé et les faire remonter au besoin.
• Respecter les cadres et méthodologies de l’entreprise liés aux activités opérationnelles de son secteur (p. ex. lutte contre le blanchiment d’argent, gestion de la continuité des activités).
• Connaître et respecter le Code de conduite de la Banque.

COMPÉTENCES :

• Bilingue – français/anglais.
• Capacité à respecter des échéances strictes et à gérer un volume de travail élevé.
• Excellentes compétences quantitatives et analytiques.
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Autonomie, motivation et orientation vers les résultats.
• Capacité à s’adapter aux changements de politiques et de procédures.
• Souci du détail essentiel.
• Compréhension des produits MM et FX (p. ex. options, opérations de change au comptant et à terme, dépôts et prêts du marché monétaire).
• Bonne connaissance de Microsoft Office; maîtrise d’Excel essentielle, ainsi que capacité à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels.
• La connaissance des plateformes Global et WSS constitue un atout.

FORMATION / EXPÉRIENCE :

• 0 à 2 ans d’expérience dans un poste lié au traitement des opérations, de préférence avec une expérience des produits de trésorerie (tels que les prêts, dépôts, swaps et opérations à terme).

COMPÉTENCES TECHNIQUES – ESSENTIELLES :

• 1 à 2 ans d’expérience dans le secteur bancaire/financier.
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• 1 à 2 ans d’expérience avec les SLA et solide expérience administrative.
• 1 à 2 ans d’expérience avec Microsoft 365 – Word, Outlook et Excel.

COMPÉTENCES GÉNÉRALES :

• Esprit critique.
• Précision et souci du détail.
• Excellentes aptitudes à la communication, à l’écrit comme à l’oral.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec les collègues.

ATOUTS :

• Expérience en conformité ou expérience dans le traitement de demandes provenant du gouvernement – 1 an.

 

Job Title: Operations Officer I – Bilingual
Location: Montréal, Quebec (Hybrid)
Estimated Duration: 12 Months

SUMMARY OF THE ROLE:
Typical Day-to-Day Responsibilities: Managing requests for information (RFI) by receiving inquiries through paper forms, email, or software-based systems. Requests are reviewed and assigned to officers, who capture and input the required details into the system. Work is performed within established SLAs, with requests filtered and prioritized based on their type. The system is then used to generate the required information or documentation, which is validated for accuracy before the request is completed. Once all requirements have been met, the request is closed, and a formal closing letter or communication is generated. Communication with Revenue Quebec, and providing information to the government as requested, very sensitive and confidential information so a heavily compliance based environment.
Provide a broad range of operational support and perform general to specialized transactions and/or other processing activities for own Operations and Business Services function. May contribute to analysis/reporting on critical projects or special initiatives that strengthen our operating model/processes and elevate service quality.
CUSTOMER:

• Execute transactions accurately, on time, and in line with established guidelines/procedures while adhering to formal or informal Service Level Agreement(s) (SLAs)
• Refer or escalate processing or operational issues as needed based on a solid understanding of the issue, connecting with the appropriate function/partner to facilitate resolution and ensure that service quality is maintained
• Identify opportunities to improve service delivery
• Support partners with incoming transactions, validating information as needed to perform adjustments within authority levels
• Interact with partners by responding to requests in an effective and timely manner

SHAREHOLDER:

• Prioritize and manage own workload to meet Service Level Agreement (SLA) requirements for service and productivity
• Understand internal and industry regulations and trends, remain informed of emerging issues, and apply appropriate due diligence in adherence with operating policies/procedures
• Consistently exercise discretion in managing correspondence, information, and all matters of confidentiality; escalate issues where appropriate
• Support the timely and accurate completion of business processes
• Actively review internal processes/activities and provide ideas for process improvement
• Investigate and escalate non-standard or high-risk activities as appropriate
• Adhere to enterprise frameworks and methodologies that relate to operations activities for own area (e.g. Anti-Money Laundering, Business Continuity Management)
• Be knowledgeable of and comply with Bank Code of Conduct

Skills:

• Bilingual – French/English
• Ability to adhere to strict deadlines and handle high volumes of work
• Excellent quantitative and analytical skills
• Excellent organizational and time management skills
• Ability to work independently, as well as part of a team
• Self-motivated and goal-oriented
• Ability to adapt to changing policies and procedures
• Attention to detail is crucial
• Understanding of MM and FX Products (e.g. Options, Foreign Exchange spots and forwards, Money Market deposits and loans)
• Sound knowledge of Microsoft Office, proficiency in Excel is a must, coupled with the ability to learn and apply skills to new software programs
• Knowledge of Global and WSS platforms would be an asset

Education/Experience:

• 0-2 years experience in a Trade Processing related role, preferably experience with cash products (such as Loans, Deposits, Swaps, and Forwards)

MUST HAVE Hard Skills:

• 1-2 years of experience in banking/financial
• Fully Bilingual in English and French- written and verbal
• SLA experience and strong administrative background: 1-2 years
• Proficiency in Microosft 365- Word, Outlook and Excel: 1-2 years

 
SOFT SKILLS:

• Critical thinking skills
• Accuracy and attention to detail
• Good communication skills- both written and verbal
• Team player- ability to collaborate with peers

NICE-TO-HAVE

• Compliance background or worked on government-based requests- 1 year