Temporary Administrative & Global Mobility Support

Job Title: Temporary Administrative & Global Mobility Support

Location: Montreal, Quebec (Hybrid)

Estimated Duration: 6 Months

Sommaire du poste
Le rôle temporaire de soutien administratif et à la mobilité globale est responsable d’assister l’équipe de Mobilité globale avec des tâches opérationnelles essentielles afin d’assurer le bon fonctionnement des activités de relocalisation pendant une période de restructuration. Le rôle se concentre sur la gestion de la boîte courriel, la révision de documents, l’organisation des fichiers, la documentation des processus, et le soutien administratif. Ce poste travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire, Mobilité globale et l’équipe RH élargie afin d’assurer l’exactitude, l’efficacité et la continuité du service aux personnes transférées, aux partenaires RH, et aux fournisseurs de relocalisation.

Responsabilités principales

Soutien à la mobilité globale – 65 %

• Surveiller la boîte courriel de Mobilité globale, catégoriser les demandes entrantes, rédiger des réponses, et escalader les éléments au besoin.
• Réviser les documents de relocalisation incluant les CVE, factures, rapports, documentation des biens ménagers, et les documents de soutien pour l’exactitude et l’exhaustivité.
• Soutenir la fermeture des dossiers de relocalisation historiques et actifs en vérifiant l’exhaustivité, en mettant à jour les suivis, et en archivant les fichiers selon les lignes directrices internes.
• Aider à organiser et restructurer le lecteur partagé de Mobilité globale et maintenir les conventions de nommage.
• Communiquer avec les parties prenantes internes et les fournisseurs afin d’obtenir les informations manquantes et faire le suivi sur les demandes en cours.
• S’assurer que les standards de qualité des documents sont respectés et que les bases de données internes et les suivis restent à jour avec des informations exactes.

Documentation des processus et des connaissances – 35 %

• Soutenir l’équipe avec la révision des procédures opérationnelles standard (SOP), des articles de connaissances, et des documents de flux de travail afin de soutenir les opérations de Mobilité globale.
• Créer des modèles, des listes de vérification, et des outils de documentation pour augmenter la cohérence et la clarté au sein de l’équipe.

Conditions de travail
Le rôle a des conditions de travail standard dans un environnement de bureau avec une semaine de travail régulière du lundi au vendredi. En raison de la nature du rôle, le titulaire doit être en mesure de respecter des délais serrés et de gérer la pression.

Exigences

Compétences et qualifications requises

• Applique la pensée critique
• Expérience en soutien administratif, coordination RH, ou rôles connexes
• Fortes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Excellentes capacités de communication écrite et de documentation.
• Capacité à gérer des informations sensibles et à maintenir la confidentialité.
• Capacité à travailler de façon autonome, prioriser les tâches, et s’adapter aux besoins évolutifs.
• À l’aise avec l’utilisation de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Parfaitement bilingue, à l’écrit et à l’oral (anglais, français)
• Connaissance des systèmes, applications et produits (SAP) *
• Connaissance et expérience pertinente en programmes de mobilité globale *

Toute connaissance pour l’un des éléments ci-dessus serait considérée comme un atout

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Job Summary
The Temporary Administrative & Global Mobility Support role is responsible for assisting the Global Mobility team with essential operational tasks to ensure the smooth functioning of relocation activities during a period of restructuring. The role focuses on mailbox management, document review, file organization, process documentation, and administrative support. This position works closely with the Manager, Global Mobility and the broader HR team to ensure accuracy, efficiency, and continuity of service to transferees, HR partners, and relocation vendors.

Main Responsibilities

Global Mobility Support – 65%

• Monitor the Global Mobility mailbox, categorize incoming requests, draft responses, and escalate items as required.
• Review relocation documents including CVEs, invoices, reports, household goods documentation, and supporting materials for accuracy and completeness.
• Support the closure of historical and active relocation files by verifying completeness, updating trackers, and archiving files according to internal guidelines.
• Assist with organizing and restructuring the Global Mobility shared drive and maintaining naming conventions.
• Communicate with internal stakeholders and vendors to obtain missing information and follow up on outstanding requests.
• Ensure document quality standards are respected and internal databases and trackers remain updated with accurate information.

Process & Knowledge Documentation – 35%

• Support the team with review of the standard operating procedures (SOPs), knowledge articles, and workflow documents to support Global Mobility operations.
• Create templates, checklists, and documentation tools to increase consistency and clarity within the team.

Working Conditions
The role has standard working conditions in an office environment with a regular workweek from Monday to Friday. Due to the nature of the role, the incumbent must be able to meet tight deadlines and handle pressure.

Requirements

Required Skills & Qualifications

• Applies critical thinking
• Experience in administrative support, HR coordination, or related roles
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Excellent written communication and documentation abilities.
• Ability to handle sensitive information and maintain confidentiality.
• Capacity to work independently, prioritize tasks, and adapt to evolving needs.
• Comfortable using Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Fluently bilingual, both written and verbal (English, French)
• Knowledge of Systems, Applications, and Products (SAP) *
• Knowledge and relevant experience in global mobility programs*

Any knowledge for any of the above would be considered as an asset